Każdy człowiek ma do dyspozycji tyle samo czasu. Jednak część z nas potrafi maksymalnie go wykorzystać, a innym czas przepływa przez palce. Warto zdać sobie sprawę, że utraconego czasu w żaden sposób nie jesteśmy w stanie odzyskać. Z tego względu ogromną korzyścią dla nas byłoby nauczenie się efektywnego zarządzania nim.
Dlaczego brakuje nam czasu?
Większość ludzi, szczególnie tych żyjących w wielkich miastach skarży się, że na wszystko brakuje im czasu. Jeżeli pracują, odbywa się to kosztem życia prywatnego. Ludzie, którzy mają rodziny narzekają niekiedy, że nie mogą realizować swoich pasji. Równocześnie wielu z nas może sporządzić długą listę bezsensownych czynności, które pochłonęły ogromną część naszego czasu w ciągu ostatniego tygodnia, dnia, miesiąca.
Największym problemem ludzi, którym brakuje czasu jest chaotyczne życie bez planu. Zazwyczaj nie mamy wyraźnie określonych celów, dlatego trwonimy czas na rzeczy, które nie są nam potrzebne. Część z nas spędza długie godziny w mediach społecznościowych. Inni obiecują, że zajmą się nauką jak tylko skończy się ich ulubiony serial. Jednak później oglądają jeszcze wiadomości i film, a dodatkowo reklamy pomiędzy programami.
Wielu młodych ludzi (i nie tylko) spędza całe dnie grając w gry komputerowe, zaniedbując przy tym wszystkie inne obowiązki.
Tym co zabiera nam ogromną ilość czasu jest również sen. Co ciekawe im dłużej śpimy, tym bardziej chce się nam spać.
Często problemem jest nawet to, że podczas pracy odpływamy myślami daleko, przez co wszystkie zaplanowane zadania wykonujemy znacznie dłużej niż byśmy mogli.
Sposobów na marnowanie czasu jest wiele. Nie da się ich wszystkich wymienić. Jest to ponadto bezcelowe. Ważne jest natomiast, że podczas zmarnowanych miesięcy, a nawet lat moglibyśmy osiągnąć naprawdę wiele.
Jak planować czas?
Planowanie czasu nie ma sensu jeżeli odpowiada nam dotychczasowe życie, nie mamy żadnych marzeń i potrzeb. Zazwyczaj jednak ludzie mają uczucie niespełnienia w różnych sferach życia. Są sfrustrowani, gdyż ich życie nie wygląda tak jak tego chcą.
Podstawą planowania jest ustalanie celów i priorytetów. Należy zastanowić się co jest dla nas ważne, a następnie na tej podstawie ułożyć plan, który umożliwi nam osiągnięcie celu.
Jeżeli każdego dnia mamy dziesiątki obowiązków, z których się nie wywiązujemy, każdego dnia wieczorem powinniśmy robić plan dnia. Najważniejszą zasadą jest wykonywanie w pierwszej kolejności rzeczy najtrudniejszych i najważniejszych. Wielu z nas popełnia błąd, gdyż zaczyna swój dzień od realizacji błahych spraw, które mają mały (lub wręcz żaden wpływ) na osiąganie ważnych celów. Drobne czynności pochłaniają nam czas, aż wreszcie jest go za mało na sprawy kluczowe.
Błędem, którego powinniśmy unikać jest zaplanowanie dnia co do minuty. Taki plan w większości wypadków jest niemożliwy do zrealizowania, gdyż często pojawiają się nieoczekiwane opóźnienia, nieoczekiwane sprawy, którymi musimy zająć się natychmiast. Jeżeli uwzględnimy takie rzeczy, tym większe prawdopodobieństwo, że uda się nam zrealizować cele zaplanowane dla dany dzień.
Dostosujmy plany do naszego rytmu dobowego
Przy planowaniu warto jest uwzględnić swój styl funkcjonowania. Przykładowo jeżeli jesteśmy tak zwaną sową (najlepiej pracuje się nam w nocy) zaplanowanie zadań wymagających największego wysiłku umysłowego w godzinach porannych to poważny błąd. Analogicznie jeśli jesteśmy aktywnym rano skowronkiem, nie odkładamy pracy na noc.
Plan musi być możliwy do wykonania
Stawianie sobie zbyt dużych wymagań często kończy się frustracją. Jeżeli na dany dzień zaplanujemy za dużo, najprawdopodobniej nie uda się nam zrealizować wszystkich zadań. Kiedy taka sytuacja się powtórzy, istnieje ogromne prawdopodobieństwo, że nasza motywacja spadnie. Kolejna porażka sprawi, że poczujemy się bezwartościowi i niezdolni do osiągnięcia tego, co dla nas ważne.
Unikanie pożeraczy czasu
Jednym z największych problemów w realizacji naszych celów są pożeracze czasu. Pożeraczem czasu może być dosłownie wszystko, co odciąga nas od zaplanowanego zadania. Przykładowo, jeżeli uczymy się do egzaminu, pożeraczem czasu będą na przykład media społecznościowe, nagła chęć sprawdzenia poczty. Kiedy stajemy przed ważnym zadaniem, często przypominamy sobie, że musimy posprzątać mieszkanie, zrobić zakupy, ugotować obiad, czy zadzwonić do babci.
Ciekawym sposobem na wyeliminowanie takich nawyków jest karanie się za nie. Jeżeli podczas pracy złapiemy się na przeglądaniu zawartości sklepu internetowego – robimy za karę dziesięć przysiadów. Z czasem mało istotne sprawy będą rozpraszać nas coraz mniej.
Bardzo dobrym sposobem na uniknięcie pożeraczy czasu jest wykonywanie zaplanowanych zadań ze stoperem. Warto jest mniej więcej określić ile czasu chcemy przeznaczyć na określoną czynność i zacząć odmierzać czas. Ryzyko, że przypomnimy sobie o odkurzaniu w trakcie jest znikome. Jest to znakomity sposób na poprawę koncentracji i zwiększenie efektywności.
Robimy jedną rzecz naraz
Najlepszym sposobem na zniweczenie naszych planów jest zajęcie się kilkoma czynnościami w tym samym czasie. Większość z nas nie ma podzielnej uwagi i próby skupienia jej na kilku rzeczach kończą się niepowodzeniem.
Kiedy każemy naszemu mózgowi zajmować się kilkoma rzeczami naraz, potrzebuje on dodatkowego czasu i energii na zarządzanie uwagą. W praktyce oznacza to, że nie jest on równie efektywny jak wówczas, gdy skupiamy się tylko na jednym zagadnieniu.
Nawet jeżeli przed nami kilkanaście niecierpiących zwłoki spraw, zajmijmy się tylko jedną. I tak nie uda się nam zrobić wszystkiego w tym samym czasie. Skupienie na jednej rzeczy sprawi, że przynajmniej ją wykonamy dobrze. Często wiąże się to z koniecznością nauki opanowania stresu, jednak zdecydowanie warto.
Zasada ta działa nawet w przypadku uczenia się przy muzyce. Kiedy ją wyłączymy, nasz mózg zacznie przyswajać wiedzę o wiele szybciej. Jeżeli mamy już nawyk słuchania muzyki podczas nauki, lepiej jest zamienić ją na muzykę relaksacyjną bez słów, ewentualnie muzykę klasyczną.
Wyjątkiem w tej kwestii są czynności, które nie wymagają zaangażowania całej naszej uwagi. Jeżeli przykładowo robimy obiad, z powodzeniem możemy słuchać muzyki, czy audiobooka, a nawet uczyć się języków obcych.
Przezwyciężyć prokrastynację
Jednym z największych wrogów planowania czasu jest prokrastynacja, czyli po prostu nagminne odkładanie rzeczy na później. Jeżeli odkładanie zadań do wykonania na później wejdzie nam w nawyk, możemy mieć ogromny problem z produktywnością.
Warto zdać sobie sprawę, że prokrastynacja często jest związana ze stresem. Zajęcie się jakimś zadaniem wywołuje w nas napięcie psychiczne, dlatego mamy ochotę odwlec je w czasie. Niestety im częściej tak robimy, tym większy jest poziom odczuwanego stresu. Pozostawianie sobie ważnych zadań na ostatnią chwilę sprawia, że stresujemy się jeszcze bardziej. Często zdarza się, że prokrastynacja sprawia, że brakuje nam czasu na wykonanie niektórych zadań.
Choć z nawykiem odkładania na później trudno jest zerwać, przy odrobinie starań jest to możliwe. Przede wszystkim powinniśmy postanowić sobie, że najważniejsze zadania będziemy zawsze wykonywać na początku dnia. Resztę możemy odłożyć na później. Nawet jeżeli nie uda się nam załatwić kilku mało ważnych spraw, nic się z tego powodu nie stanie.
Jeśli mamy skłonności do prokrastynacji, musimy koniecznie wszystkie swoje zadania zapisywać na kartce. Jedynie w ten sposób nie uda się nam o nich zapomnieć.
Wielu z nas chce przełożyć dane zadanie na później, gdyż wydaje się ono zbyt duże i trudne do zrealizowania. W takiej sytuacji należy podzielić je na mniejsze części. Tymi jesteśmy w stanie zająć się bez problemu. Wykonując pierwszą część zadania skupmy się tylko na niej, nie zastanawiajmy się co będzie potem.
Osobom, które świadomie decydują się na realizację zadań natychmiast, szybko wchodzi to w nawyk. W efekcie przestają się one zastanawiać, czy zająć się kolejnym zadaniem, czy może najpierw posprzątać mieszkanie.
Unikamy perfekcjonizmu
Osoby, które uczą się zarządzania czasem powinny wyzbyć się perfekcjonizmu. Życie jest nieprzewidywalne i bardzo rzadko udaje się nam zrealizować cały plan w stu procentach. Perfekcjonizm jest dla nas szkodliwy. Perfekcjonista nie będzie cieszył się, że udało mu się wykonać dziewięćdziesiąt procent zaplanowanych zadań. On będzie miał wyrzuty sumienia, że nie udało się zrealizować pozostałych dziesięciu.
Często także przyczynia się on do prokrastynacji. Chcemy, żeby zadanie zostało wykonane idealnie, dlatego czekamy na sprzyjający moment i przekładamy je w nieskończoność. To poważny błąd, który będzie nas drogo kosztował.
Warto zadać sobie pytanie, czy gorsze jest nieidealnie wykonane zadanie czy jego brak.
Powinniśmy pozwolić sobie na bycie niedoskonałymi ludźmi i nie oceniać się zbyt surowo.
